タスクの所要時間を現実的に見積もる方法

タスクの所要時間には、中心となるアクション以上のものが含まれます。資料を開く、文脈を思い出す、ツールの起動を待つ、成果を確認する、送信する時間を含めてください。

会議の場合は準備と移動時間を、電話の場合は情報検索と短いメモ作成を含めます。割り込みが多いほど、文脈切り替えのコストが高くなります。

「きっちり40分」と約束する代わりに、「40分〜60分」といった幅で考えると実用的です。不慣れな作業には上限を、繰り返しの作業には平均値をカレンダーに設定します。

大きなタスクは見積もる前にステップに分解します。リサーチ、下書き、校正を個別に評価する方が、プレゼン作成全体の時間を当て推量するよりもはるかに容易です。

繰り返しタスクについては、実行後に予定時間と実際の時間を比較します。数週間で「メール対応は想定の1.5倍かかる」といった個人の傾向が見えてきます。

AetherPlan のデータを調整のためのニュートラルな診断として活用してください。目的は毎分を正確に当てることではなく、体系的な過剰計画を無くすことです。