Фиксация жестких событий
Сначала внесите в календарь события с фиксированным временем, такие как созвоны, встречи, поездки и внешние дедлайны. Только после этого прояснится реальный остаток свободного времени.
Обязательно учитывайте привычное время подъема и завершения дня. Не стоит строить расписание, требующее раннего подъема на рассвете или работы заполночь, ведь подобные планы срываются первыми.
Выделение главного рабочего блока
Поставьте ключевую задачу на часы максимальной энергии, которые у большинства людей приходятся на утро или середину дня. Не отдавайте это ценное время мелкой переписке и текучке.
Добавьте не более пары поддерживающих дел, а все остальные вопросы оставьте фоном, выполняя их только при наличии свободных минут.
Паузы между событиями
Не ставьте встречи вплотную друг к другу. Оставляйте десять-пятнадцать минут между созвонами, чтобы перевести дух, зафиксировать договоренности и переключить внимание.
Мелкие однотипные дела, такие как ответы на короткие письма или согласования, удобно объединять в один общий получасовой блок.
Спокойный вечерний итог
Отметьте выполненные задачи. Незавершенные дела не стоит автоматически переносить на завтра, лучше решить, нужны ли они вообще, или их проще удалить из списка.
Обратите внимание на причины сбоя графика. Если сложность задачи оказалась выше ожидаемой, заложите на аналогичные дела больше времени в будущем.