Считайте полный цикл работы
Продолжительность задачи включает не только основное действие. Добавьте время, чтобы открыть материалы, вспомнить контекст, дождаться загрузки, проверить результат и отправить его.
Для встречи учитывайте подготовку и дорогу, для звонка — поиск информации и короткую фиксацию итогов. Чем чаще задача прерывается, тем дороже повторное погружение.
Оценивайте диапазоном
Вместо точного обещания «сорок минут» полезнее думать «от сорока до шестидесяти». В календарь ставьте верхнюю границу для незнакомой работы и среднюю — для повторяющейся.
Крупные задачи сначала разбивайте на этапы. Оценить исследование, черновик и проверку отдельно проще, чем угадать продолжительность всей презентации.
Используйте собственную историю
После выполнения сравнивайте плановую и фактическую длительность хотя бы для повторяющихся задач. Через несколько недель появятся личные коэффициенты: например, переписка занимает в полтора раза больше ожидаемого.
В AetherPlan смотрите на переносы и завершённые задачи как на данные для настройки. Цель не угадать каждую минуту, а перестать систематически планировать больше, чем помещается.