Учет полного цикла работы
Любая задача длится дольше, чем кажется на первый взгляд. К написанию текста нужно добавить время на поиск материалов, проверку фактов и отправку письма.
К встречам важно добавлять время на дорогу и фиксацию договоренностей, помня, что каждое переключение внимания требует дополнительных десяти-пятнадцати минут.
Оценка временным диапазоном
Вместо попытки угадать точные сорок минут удобнее закладывать диапазон от сорока до шестидесяти минут. Для новых и незнакомых дел всегда стоит ориентироваться на верхнюю планку.
Крупные задачи практичнее разбивать на части длительностью до полутора-двух часов. Оценить черновик и последующую вычитку по отдельности гораздо проще, чем весь проект целиком.
Сверка планов с фактическим временем
Засекайте фактическое время хотя бы для повторяющихся дел. Через пару недель станет понятно, сколько в реальности длятся типовые отчеты, созвоны и согласования.
В AetherPlan статистика переносов задач показывает, в каких случаях плановые оценки регулярно расходились с реальным положением дел.