Zaczynaj od rezultatu, a nie od głośności zadania
Priorytet odzwierciedla to, jak silnie zadanie wpływa na ważny cel, a nie liczbę powiadomień. Zapytaj siebie: co się zmieni po wykonaniu i co się stanie, jeśli odłożę to o tydzień?
Uwzględniaj zależności. Małe zadanie może stać się priorytetowe, jeśli od niego zależy praca innych. I odwrotnie – duża sprawa może poczekać, jeśli teraz na nic nie wpływa.
Stosuj trzy poziomy zamiast dziesięciu
Prosta 3-poziomowa skala działa lepiej. Poziom 1: Kluczowe zadania chroniące główne cele. Poziom 2: Ważna praca o dużym znaczeniu. Poziom 3: Drobne usprawnienia i sprawy opcjonalne.
Jeśli masz więcej niż trzy zadania Poziomu 1 w jednym dniu, to nie priorytety, a za długa lista. Wybierz jeden cel główny i maksymalnie dwa wspierające.
- Główny: Bez tego dzień lub projekt poniesie poważne straty.
- Ważny: Znacząco popycha sprawy do przodu, ale pozwala na przełożenie.
- Opcjonalny: Wykonywany tylko w razie zapasu czasu i energii.
Rozwiązuj konflikty czasowe z góry
Gdy dwa zobowiązania rywalizują o ten sam czas, zdecyduj przed rozpoczęciem pracy. Dostosuj terminy, skróć zakres, oddeleguj lub przełóż mniej ważną sprawę.
Nie zostawiaj decyzji sile woli w chwile zmęczenia. Wyczerpany wybierzesz najłatwiejsze lub najbardziej stresujące zadanie zamiast wartościowego.