Paso 1. Reúne Todo en un Solo Lugar
Anota todo lo que ocupa tu atención: tareas de trabajo, compromisos, compras, llamadas y tareas del hogar. No clasifiques ni intentes asignar horas todavía. El objetivo del primer paso es vaciar la mente.
Elimina duplicados obvios y tareas que ya no sean necesarias. Si un elemento no se puede ejecutar directamente, replantéalo como una acción concreta: cambia "trabajar en el informe" por "recopilar datos para el informe".
Paso 2. Elige el Resultado Principal del Día
Destaca una tarea cuya finalización haga que el día valga la pena. Luego añade una o dos tareas importantes de soporte. Las demás tareas no desaparecen, pero dejan de competir por el primer lugar.
Revisa tus compromisos fijos: reuniones, plazos y dependencias de otras personas. Lo urgente no siempre es importante, pero un plazo real no se puede ignorar.
Paso 3. Encuentra Tiempo para las Tareas
Pon primero en el calendario los eventos fijos, luego la tarea principal y solo después los asuntos menores. Estima con velocidad normal en lugar de ideal: si un trabajo suele llevar 90 minutos, no le asignes solo 40 minutos.
Reserva al menos el 20% de tu tiempo libre como margen. Este margen no es para tareas nuevas, sino para retrasos, pausas e imprevistos.
Paso 4. Cierra el Día con una Breve Revisión
Marca lo completado y no pospongas tareas automáticamente. Decide primero si siguen siendo importantes y cuándo habrá espacio real para ellas.
Anota una razón por la cual cambió tu plan. En pocos días verás patrones repetidos: estimaciones demasiado optimistas, reuniones innecesarias o el hábito de empezar por cosas triviales.